Personuppgiftsbehandling vid bostadsuthyrning och bostadsrätt

Personuppgiftsansvarig
P&E Support AB, organisationsnummer 559116-1202, är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandling av personuppgifter vid bostadsuthyrning och bostadsrätt i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning och med respekt för individens integritet. Denna information gäller dig som ingår i P&E Supports bostadskö, som bor i en av våra hyresbostäder, hyr garage- eller parkeringsplats eller som är registrerad som god man, förvaltare eller kontaktperson för en hyresgäst. Det gäller också när bostadsrätt uppförs och upplåts från P&E Supports sida.

Personuppgiftsbiträde
I de fall P&E Support har förvaltningsuppdrag för fastigheter med annan ägare är vi personuppgiftsbiträde och fastighetsägaren personuppgiftsansvarig. Vi behandlar dock personuppgifter på samma sätt som i de fall vi är personuppgiftsansvariga.

Personuppgifter
En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan knytas till en person, till exempel namn, personnummer och adress. Även fotografier på personer och i vissa fall elektroniska identiteter, som IP-nummer, är personuppgifter. Behandling av personuppgifter är till exempel inhämtning, lagring, hantering, delning och gallring.

Varför behandlar vi personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas i syfte att vi ska kunna uppfylla och administrera våra skyldigheter och rättigheter som hyresvärd i enlighet med hyresavtal, bedriva förvaltnings- och uthyrningsverksamhet samt uppfylla lagkrav i samband med detta. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende hyresgäster och bostadsrättsinnehavare är därför huvudsakligen avtal eller lag. När du ställer dig i vår bostadskö är den rättsliga grunden för att hantera personuppgifter vårt berättigade intresse av att administrera ett kösystem och att inhämta information om den sökande för att förmedla bostäder inom uthyrningsverksamheten.

Personuppgifter hämtas in från bland annat dig själv, från kreditupplysningsföretag, referenser och tidigare hyresvärdar, från offentliga register och eventuella externa bostadsförmedlingar genom vilka du har anmält intresse för våra bostäder. I vissa fall hämtas uppgifter in från andra företag, till exempel när P&E Support eller uppdragsgivare till oss köper fastigheter där du är eller har varit kund hos säljaren.

Vilken typ av personuppgifter behandlar vi?
När du står i vår bostadskö har vi ett berättigat intresse av att behandla dina person-uppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det kan vara till exempel kontaktuppgifter och personnummer. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö och om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi raderar dina uppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla uppgifter om till exempel din ekonomi, anställning och hur du har skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Då gör vi en kreditupplysning, hämtar eventuellt uppgifter från Kronofogdemyndigheten och inkassobolag samt anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenser som du har lämnat till oss. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från myndigheter och inkassobolag sparar vi dock inte. Om du inte uppfyller våra krav på hyresgäster och därmed inte får hyra en lägenhet, sparar vi dina personuppgifter i tre månader efter beslutet.

När du är hyresgäst hos oss och har ett hyresavtal behandlar vi dina uppgifter, till exempel kontaktuppgifter och personnummer, för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Vi behandlar dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier, hanterar dina betalningar och felanmälningar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta. När hyresförhållandet är slut kommer vi att gallra och rensa personuppgifter om dig när du har flyttat, men vissa uppgifter sparar vi i minst två år, som till exempel hyresavtalet. Uppgifter som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år.

När du är god man eller förvaltare för en hyresgäst behandlar vi personuppgifter, till exempel kontaktuppgifter, som kopplas till hyresgästen med berättigat intresse av att kunna administrera hyresförhållandet. Vi raderar uppgifterna två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

När du förvärvar en bostadsrätt av oss behandlar vi personuppgifter, exempelvis personnummer och kontaktuppgifter, för att kunna fullgöra våra skyldigheter utifrån avtalslagstiftning samt gällande bokförings- och momslagstiftning. För vissa behandlingar har vi ett berättigat intresse som grund, till exempel att samla in intresseanmälningar för bostadsrättsprojekt. Vi sparar uppgifterna så länge de är aktuella eller så länge lagstiftning och avtal kräver det.

Vilka har tillgång till personuppgifterna?
Personuppgifterna kommer att behandlas av anställda som arbetar med uthyrning och förvaltning inom P&E Support. De kommer också att hanteras av personal som sköter hyresaviseringar och administrerar hyresinbetalningar samt gör upplåtelse- eller överlåtelseavtal för bostadsrätter m.m. på vårt uppdrag. Personuppgifterna kan komma att hanteras av myndighet eller kommun vid utredning av brott eller meddelande till socialtjänst vid störning eller då vi annars är skyldiga att lämna ut uppgifter. De kan också komma att hanteras av externa samarbetspartners som till exempel inom inkasso, revision, bostadsförmedling eller säkerhet. Om fastigheten som du bor i säljs, kommer relevanta personuppgifter för avtal och lagstiftning att föras över till köparen. Likaså kommer uppgifterna att lämnas över till bostadsrättsförenings styrelse efter slutförd föreningsadministration, om du har förvärvat en bostadsrätt av oss.

Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig (registerutdrag). Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade samt att få uppgifterna överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har även rätt att skicka in klagomål till Datainspektionen gällande vår behandling av dina personuppgifter, om du tycker att vi hanterar dem på ett felaktigt sätt.

Synpunkter eller frågor om personuppgiftsbehandlingen
Vid frågor om eller synpunkter på vår personuppgiftsbehandling är du välkommen att kontakta oss på e‑postadress dataskydd@poesupport.se eller postadress P&E Support AB, Dataskydd, Box 53, 391 20 Kalmar.

 

Den 25 maj 2018 börjar den nya dataskyddsförordningen GDPR gälla i hela EU

Vad innebär dataskyddsförordningen, GDPR?

EU:s nya dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR, som träder i kraft den 25 maj 2018, innebär bl.a. hårdare krav på hantering av personuppgifter. GDPR syftar till att stärka och harmonisera dataskyddet för medborgare inom EU. Förordningen gäller alla företag som säljer till och lagrar personuppgifter om medborgare inom EU.

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även foton på personer klassas som personuppgifter. I vissa fall räknas även olika slags elektroniska identiteter, t.ex. IP‑nummer, som personuppgifter om de kan kopplas till en viss person.

Man måste ha stöd i dataskyddsförordningen för att få hantera personuppgifter. Det kallas för att ha en rättslig grund. Det finns olika rättsliga grunder som företag kan använda.

De viktigaste är:

  • Rättslig förpliktelse – I vissa fall är företag skyldiga att registrera personuppgifter, exempelvis för att uppfylla bokföringsskyldigheten i bokföringslagen.
  • Avtal – Anställningsavtal, kundavtal och leverantörsavtal är exempel på avtal som innebär att företag måste registrera och hantera personuppgifter.
  • Samtycke – Samtycke innebär att du ber personen ifråga att få registrera uppgifter om honom eller henne.
  • Intresseavvägning – Det är också möjligt att hantera personuppgifter efter en så kallad intresseavvägning om företaget kan visa att man har ett berättigat behov av att hantera uppgifterna och att detta behov väger tyngre än den enskildas rätt till skydd för uppgifterna.

Enligt GDPR har individen bl.a. följande rättigheter när det gäller vilken information som samlas in om dem:

  • Rätten att bli informerad – Rätten för individen att bli informerad.
  • Rätt till tillgång – Individen har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och få veta hur dessa kommer att användas av företaget efter att de blivit insamlade.
  • Rätten att bli bortglömd – Om individen inte längre är kund eller vill återkalla sitt samtycke har individen under vissa förutsättningar rätt att få sin information raderad.
  • Rätten att meddelas – Om det förekommer ett dataintrång som omfattar individens personuppgifter, har individen i vissa fall rätt att få vetskap om detta inom skälig tid.
  • Rätten att få informationen korrigerad – Individen kan få sina uppgifter uppdaterade om dessa är inaktuella eller felaktiga.

Inom P&E arbetar vi systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa en säker hantering av information och personuppgifter. Personuppgifter behandlas med respekt för individens integritet och i enlighet med rådande lagstiftning kring personuppgiftsbehandling.

P&E Support AB, 559116-1202 är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i bolaget. Om du har frågor angående vår behandling av personuppgifter kan du kontakta oss på dataskydd@poesupport.se.